Новости программы

Инструмент простого учета

27 янв 2014

← Резервная копия по требованию Совместимость с Wine на Linux →

Для более простых потребностей по учету только расходов и/или доходов, а так же для тех, кто еще не решил, желает ли он вести учет вообще и хочет попробовать на чем-то еще проще чем программа, вместо тетрадки, с которой потом ничего не сделаешь (тот же график не построишь), или других, не очень удачно продуманных электронных таблиц, с которыми нужно много возиться, предлагается Excel-шаблон для учета доходов и расходов, внешне очень напоминающий программу "Управляющий деньгами!".

Ниже приводятся некоторые рекомендации по начальному уровню учета финансов, краткое описание шаблона, как им пользоваться и скриншоты.

Ссылка для скачивания: shablon_dohody_rashody.xlsx

Трудности

Начать вести учет личных финансов, вести семейную бухгалтерию - многие откладывают и откладывают этот момент. Продолжают сомневаться в осмысленности усилий, которые придется приложить, ценности полученного результата.

В замешательство чаще всего приводят инструменты, которые удается обнаружить. Одни - слишком сложные, похожие на бухгалтерию для предприятия. Другие - опять же - сложные, но уже за счет каких-то придуманных особенностей, актуальных исключительно для данного продукта; или откровенных недоработок в удобстве использования. Третьи - вроде бы простые, но, так сказать, не в том, в чем следовало бы.

Необходимость изучения всех нюансов конкретного инструмента, которое, к слову, может занять действительно весьма ощутимое время (дни, недели). Необходимость согласия с условиями его использования, в том числе, с условиями, в соответствии с которыми хранятся, обрабатываются и защищаются (или не защищаются) приватные данные пользователя. Сомнения в полезности приобретенных навыков пользования конкретным инструментом учета. Все это вдобавок к общей неуверенности, следует ли тратить время и усилия на учет вообще, довольно часто приводит к разочарованию в своей инициативе и отказу от стремления навести хоть какой порядок в своих финансах.

Мотивация

Найдется немало тех, кто с твердой уверенностью станет отстаивать позицию, что смысла вести какой-то там учет нет вообще, пустая трата времени. Все и так понятно, да и понимать, вобщем-то незачем.

Если попробовать перенести подобную ситуацию в любую другую область жизнедеятельности, то можно, например, вспомнить, что такая настойчивость в убеждении "не делай - все равно потерпишь неудачу" довольно часто говорит не столько о заботе о вас, сколько о том, что кое-кто эту неудачу уже потерпел и подсознательно не хочет, чтобы кто-то другой добился в данном вопросе успеха. Особенно если это близкий знакомый, которого потом, вполне возможно, будут ставить в пример, что тоже не очень приятно. Обвинять здесь кого-то в злонамеренности смысла нет, это вопросы уже несколько о другом. Причина - скорее всего что-то из перечисленного выше. Скорее всего, был выбран неудачный инструмент и то, что он позволил увидеть, действительно было слегка бессмысленно и/или бесполезно.

Решение вести учет - ваше личное.

Самое главное - чтобы было хоть какое-то понимание, что вы хотите получить в итоге:

найти причину того, почему деньги быстро кончаются
выявить статьи расходов, на которых можно бы и сэкономить
оценить распределение расходов по направлениям, чтобы просто "сложилась картинка"
убедиться, что действительно есть какая-то неподконтрольная дыра, в которую уходят деньги, что даже при старательном учете все равно "не сходится"
получить картину динамики расходов или доходов от года к году
упорядочить свои безналичные, электронные, абонентские счета и наличные, перестать гадать,- почему на счете так мало? откуда на счете столько много?
полноценно вести учет всех своих активов и пассивов, иметь наглядный измеритель своего капитала, состояния, строить финансовые планы, ставить цели, вести учет финансовых потоков в своих проектах
избавиться от ощущения неуверенности, действительно ли вы понимаете куда и сколько уходит, не упускаете ли вы из виду какую-то проблему
???

Что угодно может быть целью, что угодно может быть причиной, по которой возникло стремление закрыть возникшие к своим финансам вопросы.

Инструмент

Сложный учет всех своих финансовых потоков, как правило, ведут уже те, кто занимается учетом финансов довольно давно. У таких людей уже, чаще всего, есть за плечами опыт простого учета, перехода к более сложному инструменту; есть представление обо всех наиболее известных инструментах учета.

Начинают все с самого простого: с простого учета расходов, с простого учета доходов. Так сказать, с учета "минусиков" и "плюсиков".

Именно для такой ситуации и предлагается экселевская табличка с уже настроенными формулами:

Как видите, визуально практически воспроизведен интерфейс "Сводной" из программы "Управляющий деньгами!". Это, кстати, неспроста. У самой программы тоже есть история возникновения, развития. На данный момент учет я веду уже ровно 10 лет (слегка не к месту, но хотел бы сказать, что самого ведения учета бояться не нужно - это примерно то же самое что зайти в почту и на письма поотвечать; аналогично про переписку в мессенджере или в соцсети). Начинал как раз с excel'я, в котором сам придумывал таблички, формулы, модель учета; несколько раз кардинально переделывал, стремясь получить больше простоты и наглядности. То что выкладываю сейчас - это не наработка по мотивам программы, это больше к желанию поделиться тем что имею: инструментом и, с позволения, некоторым опытом. Подчистил шаблон, которым пользовался много лет, убрал некоторые сложности и лишнее, и, собственно, предлагаю желающим начать с простого - начать вот с этого.

Почему Excel:

Во-первых, пользоваться достаточно просто. Это обычный эксель с обычными формулами. Никаких страшных макросов, никакого программирования. Обычное заполнение таблички. Формулы просто суммируют то что введено в ячейки.

Во-вторых, даже если в Excel'е вы не очень ориентируетесь, приобретенные навыки очень и очень пригодятся. Это как раз один из тех инструментов, которыми, можно сказать, стыдно не уметь пользоваться.

В-третьих, это не закрытая, кем-то разработанная программа по учету. Все что сделано - сделано "обычным пользователем Excel". Кем и вы тоже являетесь. Можете сами менять или делать новые формулы, можете строить какие угодно графики в любых количествах, раскрашивать на свой вкус, добавлять новые закладки, строки, столбцы и т.д.

Учет

Пользоваться очень просто. Все операции вводятся на закладке "Операции". Там есть дата, разбитая для простоты формул на год, месяц и день. Есть комметарий, код категории и сумма. В колонке "План" можно вбивать ожидаемые суммы, простым выделением смотреть сколько предстоит потратить, укладываемся ли в доходы, уходим ли в минус и т.д.

Там же в операциях можно задавать фильтры по столбцам. Например, можно отобразить только конкретный месяц конкретного года. Или задать фильтр по какой-то категории, выбрать в фильтре, к примеру, июль, но по годам не фильтровать - можно будет визуально сравнить какие были расходы по этой категории в июлях разных лет. Все очень просто. Можно вставлять строки между уже введенными операциями, можно удалять в любой момент. Даты можно писать вперемешку, можно выполнять сортировку и т.д.

В сводной слева вверху есть поле ввода, в нем отображается год. Там есть выпадающий список, можно выбрать любой из перечисленных год или "Все" - так же как в программе "Управляющий деньгами!". Дополнительно ничего делать не нужно - сразу во всей сводной обновятся формулы, изменятся заголовки столбцов. Пожалуй, главное отличие от пограммы - в ячейки сводной нельзя вводить суммы операций. Там вбиты формулы (которые суммируют операции из закладки "Операции") и если вбить просто цифры, то, соответственно, формулы удалятся и ничего считаться не будет.

В операциях вместо названий категорий выбираются коды категорий. Они задуманы короткими и редко изменяемыми. Развернутые названия категорий меняются все-таки почаще, и если вы уже пользовались такой категорией (она есть в операциях), то после переименования ее в сводной формулы перестанут ее находить. Поэтому применяются коды. Вполне можете переделать по-другому когда разберетесь с принципами работы формул и другого в шаблоне.

В шаблоне уже введено некоторое количество операций. Просто чтобы можно было посмотреть как он обрабатывает их в сводной. Попробуйте для начала поменять сумму в какой-нибудь операции, поменять месяц или год в операции. Посмотрите как это влияет на сводную. В списке операций удобно применять фильтр, например, по текущему месяцу. Еще удобно придумать шаблонный набор типовых операций и копировать его из месяца в месяц. Обычно в каждом месяце есть зарплата, есть расходы на какой-то набор категорий питания, на проезд и так далее. Рутинные операции можно не добавлять отдельно, а вводить на закладке "Операции" одной строкой за месяц, и просто в поле "Сумма" указывать формулу вроде "=25+130+70+290+55". А можно и добавлять на каждую операцию новую строчку - как вам больше понравится.

Навыки

Если есть желание поразбираться с тем, как в этом шаблоне все устроено и как там все считается и подсвечивается разными цветами, то вот вам подсказки для изучения:

Самая первая формула, которую необходимо освоить - суммирование диапазона → раздел "Формулы" меню Excel'я
Суммирование или вычитание разбросанных ячеек (не диапазона) → это тоже элементарные основы формул в Excel'е
Выпадающий список с элементами для выбора → "Данные"-"Проверка данных"
Строки прокручиваются кроме верхней, столбцы прокручиваются кроме левого → "Закрепление области"
Суммы в сальдо отображаются с плюсом или минусом, а в категориях - или с минусом или без знака → "Формат ячейки", "Число"
В заголовках столбцов то месяц, то год (если выбраны все года) → функция ИЛИ, логические функции
Конкретные года не вбиты в колонки - как по всем годам эксель понимает с какого года начать → функции работы с датами Excel'я
В операциях строка с доходом сама подсвечивается цветом → "Условное форматировние"
В формулах вместо координат столбцов и ячеек написаны какие-то осмысленные названия → именованные диапазоны, "Формулы"-"Диспетчер имен"
В "Операциях" есть возможность фильтровать колонки по содержимому ячеек → "Данные"-"Фильтр"
Если суммы всех операций вводятся в одну колонку, то как они распределяются в сводной по месяцам и категориям → формулы СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН

Кроме того, есть еще масса полезных формул, которые могут пригодиться, в том числе, и на работе при обработке каких-то данных. Например, ВПР, ПОИСКПОЗ, не упомянутая, но используемая в шаблоне ЕСЛИ. Возможностей у электронных таблиц огромнейшее количество. Как разберетесь, а то и раньше - принимайтесь за графики. Например, по данным из сводной круговую диаграмму построить - проще простого.

Ссылка для скачивания: shablon_dohody_rashody.xlsx

P.S.
Поддержка пользователей этого шаблона не осуществляется, консультации не даются. Это обычный экселевский файлик, задать вопросы можно на любом профильном форуме по экселю. Прошу проявить понимание.
Кроме того, при желании как-то видоизменять модель учета, набор формул в шаблоне, всегда можно найти и единомышленников. Развивайте в свое удовольствие, общайтесь. Сделайте, в конце концов, точно такой же, но для OpenOffice, для GoogleDocs. Найдутся и желающие помочь, и признательные за результат ваших усилий.

P.P.S
Обращаю ваше внимание на то, что Excel все-таки позволяет внедрять в него макросы, программный код, связь с внешними источниками данных, поэтому обязательно проверяйте предоставленные кем-то другим файлы антивирусом, обращайте внимание на место, из которого скачиваете и личность того кто выложил. Под предлогом помощи может действовать хулиган или злоумышленник, который шутки ради или с корыстной целью может пытаться распространять содержащие вредоносный код файлы. Будьте осмотрительны.

Успехов в освоении новых знаний и новых дел!